مقاله آشنایی با نرم افزار ACCESS

مقاله آشنایی با نرم افزار ACCESS در 40 صفحه ورد قابل ویرایش 

نرم افزار از دبیرخانه تحت بانك اطلاعاتیAccess 2005 تهیه و تدوین گردیده فلذا برآن شدیم به دلیل توضیح كامل در خصوص نرم افزار استفاده شده جهت این برنامه را از فصل اول كتاب خودآموز جامع مایكروسافتAccess 2003 استفاده نماییم.

اگر با كامپیوترهای شخصی زیاد كار می كنید، بی تردید از واژه پردازها یا برنامه های كاربردی صفحه گسترده در كارهای خود استفاده می نمایید و احتمالاً استفاده از واژه پردازها را از زمانی كه محصولات مبتنی بر كاراكتر تحتMS-DOS به كار برده می‌شوند شروع كرده و به تدریج آنها را به واژه پردازهایی كه تحت سیستم عامل ویندوز اجرا می‌شوند ارتقاء داده اید. و نیز احتمال می رود كه اكنون از مزیت داشتن بعضی نرم افزارهای بانك اطلاعاتی، یا به منزله جزئی از بسته های مجتمع سازی نشده مانند Microsoft Works یا به صورت یك برنامه جداگانه برخوردار هستید.

اكنون مدت های طلوانی است كه برنامه های بانك اطلاعاتی برای استفاده كلیه كاربران كامپیوترهای شخصی به بازار ارائه شده اند، ولی متأسفانه بیشتر این برنامه ها یا برنامه‌های مدیریت ذخیره سازی ساده داده ها می باشند كه برای ساخت برنامه های كاربردی مناسب نمی باشد. امروزه، حتی افرادی كه با كامپیوتر به خوبی آشنا هستند نیز از سیستم های بانك های اطلاعاتی پیچیده دوری می كنند، مگر اینكه مجبور به استفاده از یك بانك اطلاعاتی اختصاصی تكمیل شده باشند. اكنون، با ارائهAccess مایكروسافت، یك سیستم بانك اطلاعاتی ساده در اختیار همگان می باشد و كاربران بسیاری برای ساخت بانك های اطلاعاتی ساده و كاملاً پیشرفته از آن استفاده می كنند.

اكنون كه هفتمین نسخهAccess ارائه شده است، این نرم افزار به مراتب از پنجمین نسخه خود كه برای نسخه های32 بیتی ویندوز طراحی شده بود قدرتمندتر گشته و نیاز به بررسی نحوه استفاده از كامپیوتر برای انجام كار تحتAccess دارد. اگر تاكنون به علت نیاز به مهارت های برنامه نویسی یا به علت نیاز به صرف وقت زیاد جهت یادگیری كار با بانك های اطلاعاتی، از نرم افزارهای بانك های اطلاعاتی دوری گزیده‌اید، اكنون می توانید بدون واهمه از علل فوق كار با برنامه ساده و آسانAccess را شروع كنید. ولی چگونه می توان مطمئن شد كه به كاربردن Accessبرای انجام كارهای شما یك برنامه مناسب و انتخاب درست می باشد برای این منظور در زیر نگاهی به مزایای استفاده ای یك نرم افزار توسعه بانك اطلاعاتی بیندازید.

بانك اطلاعاتی چیست؟

به یك زبان ساده، یكDataBase (بانك اطلاعاتی) به مجموعه ركوردها و پرونده هایی اطلاق می شود كه به منظور خاصی سازماندهی شده اند. برای مثال، می توانید اسامی و نشانی كلیه دوستان یا مشتریان را بر روی كامپیوتر خود نگه دارید. و یا كلیه نامه هایی را كه می نویسید نگهداری كرده و انها را به ترتیب اسامی گیرندگان آنها مرتب سازید. و یا مجموعه ای از پرونده های حاوی، اطلاعات مالی- پول های پرداختی و حساب های دریافتی و موازنه حساب های خود را روی كامپیوتر ذخیره كنید. اسناد واژه پرداز كه برحسب عنوان سازماندهی می شوند نیز به نوعی یك بانك اطلاعاتی را تشكیل می‌دهند. پرونده های صفحه گسترده ای كه بر حسب كاربران آنها سازماندهی شده اند نیز نوع دیگری از یك بانك اطلاعاتی می باشند، میانبرها به كلیه برنامه ها در روی منویStart ویندوز نیز نوعی بانك اطلاعاتی محسوب می شوند و میانبرهای اینترنت به پوشهFavorite شما هم یك بانك اطلاعاتی است.

اگر كار شما كاملاً سازماندهی شده باشد، می توانید صدها كاربرگ یا میانبر را با استفاده از پوشه ها و زیرپوشه ها اداره كنید. هنگام انجام این كار، «شما» مدیر بانك اطلاعاتی محسوب می شوید. ولی اگر به اشكال بزرگی برخوردید چه باید كرد؟

چگونه می توان اطلاعات مربوط به مشتریان متعدد را كه در اسناد و پرونده های كاربرگ های گوناگون درج شده اند جمع آوری كرد و به آنها دسترسی داشت؟ چگونه می توان با وارد كردن اطلاعات جدید همین اطلاعات رابطه برقرار نمود؟ چگونه می‌توان مطمئن شد كه اطلاعات وارد شده صحیح می باشند؟ چگونه می توان اطلاعات را با دیگرانبه اشتراك گذاشت، ولی به آنان اجازه تغییر آنها را نداد؟ برای انجام این كارها، به یك سیستم مدیریت اطلاعات یا DataBase Management System (DBMS) نیاز دارید.

بانك های اطلاعاتی رابطه ای

تقریباً كلیه سیستم های جدید مدیریت بانك اطلاعاتی، اطلاعات را با استفاده از الگوی مدیریت رابطه ای بانك اطلاعاتی، ذخیره و اداره می كنند. در یك سیستم مدیریت رابطه‌‌ای بانك اطلاعاتی كه به RDBMS معروف می باشد، سیستم كلیه اطلاعات را از طریق جدول كنترل می كند. در جدول هایی (Tables) كه حتی یك عنوان مثل نام مشتری یا محصول ذخیره می شوند، هر جدول دارای ستون ها(Columns) یا فیلدها(Filds) می باشد كه هر ستون حاوی اطلاعات مختلفی درباره موضوع (مثل نشانی مشتری یا شماره های تلفن) می باشد. و نیز یك جدول دارای ردیف ها(Rows) (یا ركوردها(Crecords) است كه كلیه مشخصه های یك نمونه از موضوع (مثل اطلاعات درباره یك محصول یا یك مشتری خاص) در آنها ثبت می شوند. ولی هنگامی كه از یك بانك اطلاعاتی پرس و جویی(Query) می كنید (آوردن اطلاعات از یك یا چند جدول) همیشه نتیجه شبیه جدول دیگری به نظر خواهد رسید.

اصطلاح رابطه ای (Relational) از این واقعیت ناشی می شود كه هر جدول در یك بانك اطلاعاتی حاوی اطلاعات مربوط به یك موضوع و فقط یك موضوع می شود. اگر الگوی مدیریت رابطه بانك اطلاعاتی را مرور كنید متوجه خواهید شد كه رابطه (Relation) برای مجموعه ای از ردیف ها (یك جدول) درباره یك موضوع به كار می‌رود، و نیز اطلاعات مربوط به دو دسته از اطلاعات (مانند مشتری ها و سفارشات) می توانند بر اساس مقدارهای مرتبط داده های به عنوان یك ورودی منظور شوند. برای مثال، ذخیره اسم و نشانی ممشتری برای هر سفارشی كه مشتری می دهد كار زائدی است. در یك سیستم رابطه ای بانك اطلاعاتی، اطلاعات مربوط به هر سفارش دارای فیلدی است كه اطلاعاتی مانند شماره مشتری را ذخیره می كند و از این فیلد می توان برای برقراری ارتباط و اخذ هر نوع اطلاعات مربوط به این مشتری استفاده كرد.

در عین حال می توانید اطلاعات مقدارهای مرتبط به هم در چند جدول یا پرس و جو را با هم یكی سازید. برای مثال می توان از اطلاعات شركت كه شامل اطلاعات تماس است برای یافتن نشانی های تماس با یك شركت خاص استفاده كرد و یا از اطلاعات مربوط به كاركنان همراه با اطلاعات هر دپارتمانی برای پیدا كردن بخشی كه كارمند خاصی در آن كار می كند استفاده نمود.

چند اصطلاح مربوط به بانك اطلاعاتی/ پایگاه داده های رابطه ای

:Relation اطلاعات درباره فقط یك موضوع مانند مشتریان، سفارش ها، كاركنان، تولیدات یا شركت ها. این اطلاعات معمولاً در سیستم مدیریت رابطه ای بانك اطلاعاتی  در یك جدول (Table) نگهداری می شوند.

:Attribute اطلاعات ویژه درباره یك موضوع، مثل نشانی مشتری یا ارزش یك سفارش. مشخصه های فوق معمولاً در ستون (فیلد) یك جدول قرار داده می شوند.

:Instance یك عضو مخصوص در یك رابطه- مثل یك مشتری یا محصول منفرد. این جزء معمولاً در جدول به صورت یك ركورد یا در ردیف نگهدرای می شود.

:Relationship روشی كه در آن اطلاعات در یك رابطه مربوط به اطلاعات در رابطه دیگری می شود. برای مثال، هر مشتری دارای «یك- به- چند» رابطه با سفارش ها می‌باشد، زیرا یك مشتری می تواند چند سفارش داشته باشد، ولی هر سفارش مختص به یك مشتری می باشد. رابطه شركت ها با افراد مورد تماس یك رابطه «چند- به- چند» می باشد، زیرا هر مشتری می تواند چند نشانی تماس داشته باشد و یك مشتری نیز می تواند با چند شركت تماس داشته باشد.

تصمیم گیری برای استفاده از نرم افزار بانك اطلاعاتی

هنگامی كه از یك سند واژه پردازی یا از یك صفحه گسترده برای انجام كاری استفاده می كنید، باید همزمان داده ها و محاسبات یا تابع هایی را كه برای انجام محاسبات لازم دارید مشخص سازید. در كارهای ساده با تعداد محدودی داده، انجام این كار یك روش ایده آل محسوب می شود. ولی چنانچه حجم داده های شما زیاد باشد، مدیریت این داده‌ها در سندهای یا پرونده های گوناگون صفحه گسترده كار بسیار سختی خواهد بود و با اضافه كردن یك ركورد دیگر (یك مورد تماس جدید، یا یك سرمایه گذاری جدید در پروفایل شما) به احتمال زیاد كنترل كار از دست شما خارج خواهد شد و حتی امكان دارد از حد حافظه سیستم یا ظرفیت ذخیره سازی برنامه نرم افزار فراتر رود. از آنجایی كه بیشتر برنامه ها در یك صفحه گسترده باید قادر به بارگذاری كل پرونده صفحه گسترده در حافظه باشند، در صورت نداشتن حافظه كافی برای بارگذاری كامل پرونده، این اولین نشانه ای است كه شما را ملزم به استفاده از یك بانك اطلاعاتی خواهد كرد.

اگر باید فرمولی را تغییر دهید و یا نحوه قالب بندی داده خاصی را عوض كنید، شاید مجبور شوید در جاهای مختلفی این كار را انجام دهید. هنگامی كه محاسبات جدید را برای داده های موجود منظور می كنید شاید مجبور شوید كه اسناد موجود را كپی كرده و یا آنها را تغییر دهید یا از پیوندهای مركب به پرونده هایی كه حاوی اطلاعات مورد نظر است استفاده كنید و اگر یك كپی از این اسناد برای عملیات جدید ایجاد كنید چگونه می خواهید اطلاعات در دو نسخه را همگام سازید؟

قبل از استفاده از یك بانك اطلاعاتی مانندAccess مایكروسافت برای انجام این گونه عملیات كه در آن با داده های زیادی سر و كار خواهید داشت و یا عملیات مورد نظر كه نیاز به تغییرات بسیار دارند، باید نحوه تفكر خود درباره انجام عملیات به روش واژه پردازها و صفحه گسترده ها تغییر دهید. درAccess شما فقط یك نسخه در داده ها را در جدول هایی كه طراحی كرده اید ذخیره می كنید. شاید مشكل ترین چیزی كه باید تفهیم شود این است كه فقط باید داده های اصلی را در جدول های بانك اطلاعاتی خود قرار دهید. برای مثال، در نرم افزاری مانندAccess برای به دست آوردن قیمت كل سفارش، فقط باید در بانك اطلاعاتی خود تعداد سفارش و قیمت هر قلم از كالا را وارد كنید و از درج قیمت كل سفارش خودداری نمایید.